《国家行政机关公文处理办法》规定，成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。
成文时间要求年月日三者俱全，一律用汉字书写。
“决定”类文件的成文时间一般在标题之下，正文之上居中排印，用圆括号括上。，即公务文书的简称，属于应用文。公文有广义和狭义之分。广义的公文，是指党政机关、社会团体、企事业单位为处理公务而形成的文字材料。
狭义的公文，是指党政机关处理公务时所使用的公文。，即公文规格样式，是指公文中各个组成部分的构成方式，它和文种是公文外在形式的两个重要方面，直接关系到公文效用的发挥。包括公文组成、公文用纸和装订要求等。
不是所有公文都需要具备的要素：【版头中】：份号、密级和保密期限、紧急程度、签发人；【主体】：主送机关、附件说明、印章、附注、附件；【版记】：抄送机关。公文字体：密级和保密期限、紧急程度、附件两字及附件顺序号用3号黑体字；标题一般用2号小标宋体字；正文、签发人、一般用3号仿宋体字；签发人的姓名用3号楷体字；附件两字及附件顺序号用3号黑体字；抄送机关、印发机关、印发日期用4号仿宋体字；不写保密期限时，不同密级默认保密期限：绝密：30年；机密：20年；秘密：10年。公文的分类根据对处理时间方面的限制和要求的不同可以分为平件、加急件、特急件；但是在公文的版头中根据紧急程度，紧急公文应当分别标注特急、加急，没有平件（平件不急，不用特别标注）、没有特急。
电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”判断题：公文都需要加盖印章，有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。联合上报的公文，可有主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。联合行文时，发文机关标志、发文字号、署名的不同。
发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称；但是发文字号相当于是公文的身份证号具有唯一性，联合行文时用主办机关的发文字号；联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置。1.第一阶段文稿的形成，具体包括：拟稿、会商、审核、签发。这一阶段是发文办理活动的中心内容。2.拟稿，即上一节所讲述的公文写作。
经过对有关信息材料的收集加工和再创造，系统地记录有用信息，使机关的意志见诣文字，草创供进一步完善的原始文稿。3.会商，指当公文内容涉及其他有关同级或不相隶属机关的职权范围，需征得其同意或配合时所进行的协商活动。
